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Layout para oficinas: cuando el diseño mejora la productividad
¿Puede el diseño de una oficina influir en la productividad de una empresa? La respuesta es sí, y mucho más de lo que imaginas. Un layout bien diseñado es capaz de transformar la dinámica de trabajo, facilitando la comunicación, mejorando el confort y optimizando cada metro cuadrado para que las personas trabajen mejor y más a gusto.
Espacios abiertos que no favorecen la concentración, despachos cerrados que aíslan a los equipos o salas de reuniones infrautilizadas son solo algunos de los errores que han condicionado la forma en que trabajamos.
Pero ¿cómo se consigue un equilibrio entre comodidad, eficiencia y productividad? Te lo contamos a continuación.
La relación entre espacio y productividad
Durante años, las oficinas se han diseñado siguiendo tendencias, más que estrategias funcionales. Pero la distribución de un entorno de trabajo no es solo cuestión estética, ni de hiperaprovechamiento del espacio. La clave está en integrar esos y otros factores en un diseño de layout que favorezca la eficiencia.
Eso es así porque la distribución de los espacios en el centro de trabajo influye directamente en la concentración, el rendimiento y el bienestar de los empleados. Un mal diseño puede provocar distracciones constantes, interrupciones y falta de privacidad. En cambio, un layout bien planificado ya sea en un entorno empresarial, industrial o comercial, fomenta la colaboración, mejora la motivación y reduce los niveles de estrés.
Factores como la iluminación, la acústica, la disposición del mobiliario y la facilidad de movimiento dentro de la oficina pueden marcar la diferencia entre un equipo productivo y otro que acaba el día agotado o desmotivado.
Entre el antiguo modelo de oficina jerárquico, basado en despachos privados para los directivos y escritorios alineados para los empleados, y el diseño completamente abierto que las tecnológicas como Google Y Facebook popularizaron a finales del siglo XX, hay un punto intermedio que ha dado lugar a los diseños híbridos actuales.
Estos espacios combinan áreas abiertas para fomentar la colaboración con zonas privadas que garantizan el aislamiento cuando es necesario, con una distribución de los espacios adaptada a cada actividad.
5 claves para un layout de oficina eficiente
Muy bien, ya sabemos que diseñar una oficina funcional no consiste en distribuir mesas de trabajo y salas de reuniones. Sabemos que cada espacio debe cumplir un propósito, pero ¿cómo lo hacemos? Siguiendo estas pautas:
1. Flujo de trabajo optimizado
El espacio de trabajo debe permitir que las tareas se realicen con fluidez, sin interrupciones innecesarias. En un espacio mal diseñado, habrá desplazamientos largos e ineficientes entre departamentos, acumulación de personas en ciertas áreas o una sensación de desorden que afecta al rendimiento.
Para diseñar con eficiencia, es importante mapear las necesidades de movilidad dentro de la oficina y distribuir los espacios en función de la actividad de cada equipo.
Por ejemplo, departamentos que necesitan colaborar deben estar próximos, mientras que aquellos que no necesitan comunicación constante han de situarse en zonas más apartadas.
2. Equilibrio entre colaboración y concentración
Uno de los mayores retos del diseño de oficinas es encontrar un equilibrio entre la comunicación y la privacidad. Mientras que algunos equipos necesitan trabajar en un entorno dinámico y abierto, otros requieren zonas silenciosas donde puedan enfocarse sin interrupciones.
El error más común es optar por un solo modelo. Por eso lo más eficiente es combinar espacios abiertos que fomenten la interacción con zonas cerradas o cabinas individuales que permitan trabajar sin distracciones cuando sea necesario.
3. Flexibilidad y adaptabilidad
Las necesidades de una empresa pueden cambiar con el tiempo, por lo que el diseño de la oficina debe ser flexible. Por eso, un layout estático corre el riesgo de quedar obsoleto rápidamente, y será una traba para el crecimiento o la reconfiguración de los equipos de trabajo.
El uso de mobiliario modular, tabiques móviles y estaciones de trabajo ajustables permite modificar la distribución del espacio sin necesidad de realizar grandes reformas. Así, la oficina se adapta a los cambios en la plantilla, nuevos procesos o proyectos específicos, sin comprometer la funcionalidad.
4. Zonas de descanso bien integradas
Aunque a algunas empresas muy tradicionales les cuesta un poco comprender este concepto, la realidad es que las zonas de descanso no son “una pérdida de espacio”, sino una inversión en productividad. Está demostrado que hacer pausas regulares ayuda a mejorar el rendimiento, la creatividad y la motivación de los empleados.
Por tanto, es importante que estas áreas estén bien ubicadas dentro del layout, lejos de las zonas de trabajo para evitar distracciones, pero accesibles para que los empleados las utilicen con comodidad.
Un diseño eficiente debe tener esto en cuenta, e incluir áreas de descanso, un lugar donde tomarse un café o calentar un tupper o incluso zonas verdes que contribuyan al bienestar general en la oficina.
5. Ergonomía y bienestar
La elección del mobiliario adecuado también debería tenerse en cuenta a la hora de diseñar una oficina eficiente. Además de influir en la distribución y aprovechamiento de espacio, también tiene un impacto importante en el bienestar y la salud de los empleados.
Por eso, el mobiliario debe tener en cuenta tanto la ergonomía como la interacción entre los equipos. Para eso, podemos utilizar escritorios modulares y estaciones de trabajo ajustables que permitan adaptar la oficina en un momento dado, sin necesidad de hacer cambios estructurales.
Existen soluciones, como los tabiques móviles o paneles divisorios pueden definir áreas y aportar privacidad sin aislar por completo a los equipos.
Otros aspectos, como un sistema de iluminación que favorezca el confort visual y una acústica adecuada para evitar niveles de ruido elevados, también contribuyen a mejorar la eficiencia de la oficina.
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