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Beneficios y problemas de la digitalización de procesos en la empresa
Digitalizar, a priori, no es otra cosa que transformar la documentación, las imágenes o los sonidos desde su forma analógica a un formato digital. Esto permite su almacenamiento y mejora la accesibilidad a este tipo de datos. La digitalización de procesos sin embargo va más allá y hace mención a su transformación mediante tecnologías digitales.
¿Por qué digitalizar procesos?
Digitalizar procesos implica adaptarse a los nuevos tiempos y ganar competitividad. Por lo general, el proceso de digitalización trae de la mano una optimización de estos procesos.
La transformación digital de los negocios puede ser, por tanto, una gran oportunidad para las empresas, pero también implica la necesidad de replantearse a nivel organizacional su propia labor y la de sus empleados, así como trazar una estrategia para alcanzar el objetivo de la digitalización.
Process Digitization frente a Process Digitalization
Puede que la lengua de Shakespeare no sea tan rica como nuestro español, pero desde luego es muy directa y permite una comunicación realmente fluida a la hora de designar prácticas empresariales, tecnologías, etc.
En este sentido, el inglés plantea dos términos que en español traducimos como una misma cosa, “digitization” y “digitalization”. En dicha traducción se pierde un matiz muy importante.
- Process Digitization hace referencia meramente a cambiar de un formato a otro, por ejemplo eliminando toda la información en papel o los procesos manuales de creación de documentos.
- Process Digitalization sería el siguiente paso, empleando la tecnología digital con el fin de transformar los propios procesos. Por ejemplo, detectando gracias a la recopilación y gestión de datos aquellos que son susceptibles de mejora y limándolos para que sean más eficientes.
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de procesos en el sector empresarial?
Entre los más destacables, tenemos los siguientes:
- Conseguir una mejor experiencia para los clientes, adaptando a cada perfil nuestro producto o servicio.
- Mejorar nuestra reputación y nuestra imagen de marca, lo que ayuda a atraer y retener el talento.
- La posibilidad de realizar un trabajo más fluido y optimizar los procesos, lo que conlleva un aumento de productividad.
- Incrementar la adaptabilidad de nuestra empresa, en un mercado con constantes cambios.
La digitalización de procesos es, por lo tanto, una oportunidad que no conviene dejar escapar. Sin embargo, también puede traducirse en una serie de problemas si no se planifica adecuadamente.
Problemas a tener en cuenta en la digitalización de procesos
- Uno de los errores más comunes es no fijar un objetivo. Por ejemplo, ¿quieres que tu empresa haga una Process Digitization o también una Process Digitalization?
- Si nos quedamos en el primer paso, continuaremos trabajando con viejas prácticas y procesos poco optimizados, aunque hayamos digitalizado nuestra información. Por lo tanto perderemos una oportunidad.
- No obstante, para lograr la Process Digitalization, se requiere una planificación así como la predisposición a reconsiderar las prácticas habituales, algo a lo que no todas las empresas están dispuestas. No te plantees una transformación digital si tú o tus trabajadores no estáis dispuestos y concienciados para emprender cambios en la metodología de trabajo.
- Las prisas son malas consejeras. Aunque hay cambios muy bruscos en el mercado, desde ALTERTECNIA opinamos que todo proceso de digitalización debe realizarse de forma metodológica para evitar posibles fallos.
Por eso contamos con la figura del Asesor 4.0, un experto en crear estrategias de transformación digital adaptadas a cada empresa, utilizando las herramientas de soporte y medición necesarias, y planteando soluciones específicas.
