ARTÍCULO
Pull Session, la llave maestra de una planificación colaborativa
En ALTERTECNIA trabajamos siempre bajo la metodología Lean Construction, a la que sumamos sistemas eficientes como el uso de Pull Sessions.
Algo que hemos hecho por ejemplo, en este proyecto de la tienda de Motocard en Lisboa.
Buscamos una ingeniería global y con la participación activa de todas las partes involucradas en el proceso.
Mientras que la construcción tradicional usa lo que se considera sistema Push (‘empujar’, caminar hacia adelante sin planificación), el Pull (‘tirar’) implica una planificación colaborativa entre todos los agentes que intervienen en la obra.
¿Qué es una Pull Session?
Una Pull Session es una sesión de planificación “hacia atrás”. Es decir, se parte del objetivo final -la obra terminada- y se reparten en el calendario las tareas necesarias para conseguir ese objetivo.
Además, este sistema está dentro de otro más amplio: el sistema Last Planner® System (LPS).
Esta metodología es un sistema de planificación y control para proyectos de construcción, desarrollada originalmente por Glenn Ballard y Greg Howell.
Está diseñado para producir un flujo de trabajo predecible y un aprendizaje rápido en la programación, diseño, construcción y puesta en marcha de proyectos.
En LPS la construcción no se ve como la suma de un conjunto de tareas individuales, sino como un flujo de valor con interacciones colaborativas.
Consta de 5 elementos:
- Planificación maestra. Se marcan los objetivos y se realizan los primeros acuerdos.
- Planificación por fases: Pull Session. Se concretan las fechas y trabajos de cada equipo o sector.
- Work Ready Planning. Se prepara el trabajo con antelación, identificando lo que falta y solucionándolo.
- Planificación semanal. Se establecen compromisos de avance semanales.
- Aprendizaje. Como cierre, se analiza cómo ha funcionado el sistema. Si hubo errores o retrasos, se analizan para implementar la solución en el siguiente proyecto.
Cómo se organiza una Pull Session
La Pull Session -también llamada Pull Planning, Pull Plan o Planificación Pull-, pertenece al segundo punto del proceso, y es convocada por el Project Manager del proyecto.
Consiste en una reunión en la que participan todos los responsables de cada actividad y áreas de la obra, para que se coordinen y alineen objetivos y estrategias de la fase que se está planificando.
Esa reunión permite planear entre los 3 y 6 meses posteriores, dependiendo de las características del proyecto.
Y se hace siguiendo el sistema productivo Pull: se parte del punto final y se camina hacia el principio.
Ante el hito final se realiza la pregunta: ¿Qué necesito que esté listo justo antes, para poder entregar este trabajo?
O ¿qué más tiene que haber en el lugar, para liberar este trabajo? Y así consecutivamente, hasta llegar al inicio.
Durante la sesión, cada responsable plantea el orden idóneo para elaborar su trabajo, plazos reales de entrega, qué necesita en la obra (material o acabados), cuáles son las restricciones que pueden detener o ralentizar su trabajo…
Lo ideal es que presenten su parte lo más detalladamente posible en cada una de las fases o hitos, identificando las actividades específicas y sus necesidades reales e imprescindibles para avanzar, y así alcanzar metas intermedias.
Al finalizar la Pull Session existe un plan de trabajo consensuado, en el que cada parte se compromete a cumplir su labor en plazo. Y también se tiene constancia de los problemas que pueden aparecer y sus consecuencias.
Planificando correctamente una Pull Session
De todo el sistema LPS lo que más suele emplearse es la Pull Session, con independencia del resto de elementos de esta metodología.
Pero si no se hace una organización previa, la Pull Session donde hemos puesto todas nuestras esperanzas puede convertirse en un fiasco.
Estos son nuestros consejos para este punto tan importante del proceso:
Convoca a los asistentes con tiempo
Son muchos los cargos que deben acudir ese día a la Pull Session: contratista, jefe de obra, encargado de obra, responsables de los subcontratistas, consultores… También el equipo de diseño y la dirección del proyecto.
Si el cliente ha optado por la autopromoción, también estará presente.
En caso de que uno de ellos faltase, no se cumplirá el objetivo de la Pull Session, por ello localiza con antelación una fecha en la que puedan coincidir todos.
Facilita previamente la documentación
Los participantes necesitan preparar la reunión, para lo cual necesitan material que debes enviarles cuanto antes.
La información debe incluir al menos:
- Descripción de la fase o fases que se van a tratar
- Identificación de hitos clave
- Estrategia de trabajo prevista
- Actividades principales que se han considerado
- Planos de obra
- Especificaciones técnicas
- Riesgos localizados
- Recursos críticos que se han identificado…
A ello añade todo el material que consideres que puede agilizar o completar la reunión.
Piensa que esto ayuda a reducir el tiempo de la Pull Session.
Prepara la reunión y motiva a los participantes
El Project manager es el encargado no solo de desarrollar la reunión, sino de mantener la atención y el foco, y de fomentar la participación de los asistentes y la interacción entre todos.
Ten en cuenta que como conductor de una Pull Session necesitas neutralidad, para no caer en el viejo paradigma donde se da valor a la opinión de los altos rangos.
La aportación de cada uno de los convocados es fundamental para construir un plan de trabajo realista.
El espacio debe ser agradable, luminoso y los asistentes sentirse cómodos, si es posible con mesas amplias y sillas.
En la pared se coloca un gran muro de papel (en blanco o con las fases trazadas), sobre el que se van colocando post it desde el punto final al inicio.
Tras una Pull Session, todos los participantes de la obra tienen un objetivo común, una visión global de hacia dónde caminan, plazos a cumplir, y qué harán otros compañeros y cuándo.
Eso consigue agilidad en la obra, previsión de dificultades y una entrega en plazo.
Por eso, en ALTERTECNIA utilizamos los conceptos Lean e incluimos Pull Session en nuestras obras contrarreloj.
