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Objetivo “cero papel”: por qué eliminar el papel en la empresa
Almacenar y gestionar todo el papel que una empresa puede generar, consume muchísimo tiempo, espacio útil y recursos. ¿Y si eliminásemos esa necesidad de guardarlo todo en papel? La tendencia en la empresa y en entornos industriales va en esa dirección: aprovechar la tecnología para eliminar el papel, utilizando herramientas digitales.
Gracias a los dispositivos móviles, las herramientas digitales de facturación, la firma electrónica de documentos, etc., es posible reducir significativamente la cantidad de papel que se utiliza en la empresa, o incluso eliminarlo por completo.
Son muchas las ventajas: menos gasto, más eficiencia, mayor respeto medioambiental.
¿Te sumas a la estrategia “cero papel”? Te explicamos sus ventajas y cómo empezar a implementarla.
¿Qué es la estrategia “cero papel”?
Piensa en esos despachos con las paredes “forradas” de archivadores, en las mesas de trabajo con torres de carpetas y subcarpetas a reventar de informes, en los miles de facturas y recibos que se conservan en papel, ocupando espacio y acumulando polvo…
Llega el momento de acabar con todo eso, adoptando una nueva estrategia: digitalizar para acabar con el papel en la empresa.
La «estrategia cero papel» es un enfoque que busca reducir o eliminar el uso de papel en las operaciones diarias de una organización mediante la implementación de tecnologías digitales.
Esta estrategia implica la digitalización de documentos físicos, la utilización de herramientas electrónicas para la creación, almacenamiento y gestión de información, y la promoción de una cultura organizacional que favorezca el uso de medios digitales sobre el papel.
5 beneficios de la estrategia “cero papel” en la empresa
Pasarse al papel cero tiene muchas ventajas, que están comprobando ya las empresas que han empezado a trabajar en esa dirección.
1. Menos gastos
El papel es caro, por lo que empezar a reducirlo ya empieza a suponer un ahorro desde el minuto uno. Pero no es solo eso, piensa que las impresoras y fotocopiadoras irán quedando atrás, incluyendo los suministros de tóner y otros gastos de mantenimiento de los dispositivos.
Otro apartado que va a beneficiarse es el almacenamiento. El espacio industrial es caro, y mantener archivos obsoletos ocupa mucho. Liberar ese espacio permitirá utilizarlo para usos más productivos.
2. Más eficiencia
Cuando hace falta recuperar un documento impreso, una persona tiene que dejar lo que está haciendo y ponerse a buscar en un océano de papel.
Si todo se guarda digitalmente, es posible encontrar y recuperar cualquier documento en unos segundos, lo que agiliza mucho todos los procesos y mejora la productividad de los trabajadores.
Además, digitalizar la documentación permite automatizar los procesos administrativos, como la facturación o el seguimiento de proyectos. El sistema de trabajo es mucho más eficiente.
3. Más seguridad y privacidad
Los documentos digitales pueden ser cifrados y protegidos con contraseñas y controles de acceso, así se reduce el riesgo de pérdida, robo o acceso no autorizado.
Por otra parte, la documentación digitalizada puede guardarse en diferentes copias de seguridad para minimizar el riesgo de pérdida permanente. De ese modo, en caso de fallo técnico o cualquier otro incidente (un robo, un incendio) la información puede recuperarse.
4. Más responsabilidad ambiental
Al disminuir el consumo de papel y los residuos asociados, disminuye también la huella ecológica de la empresa.
La adopción de esta y otras prácticas sostenibles mejora la imagen corporativa y puede atraer a clientes y socios que valoren positivamente la colaboración con un partner que apueste por la responsabilidad ambiental.
5. Mejor comunicación
Digitalizar la documentación permite a los empleados acceder remotamente a los archivos y trabajar en proyectos colaborativos desde cualquier ubicación. La coordinación entre equipos y departamentos mejora notablemente.
Odoo, el mejor aliado hacia el papel cero
¿Cómo se empieza a eliminar el papel en una empresa?
Primero se deben evaluar los procesos actuales para identificar cuáles son los más dependientes del papel. Una vez identificadas las áreas que más papel consumen, hay que buscar soluciones digitales adecuadas para cada una de ellas, como software de gestión de documentos, facturación electrónica o plataformas de colaboración en línea.
El siguiente paso es implementar estas soluciones y capacitar al personal en su uso. Es importante que todos estén comprometidos con el objetivo “papel cero” y se sientan cómodos con las nuevas herramientas digitales, si no, acabarán por no usarlas.
En este proceso, Odoo es un aliado estratégico. Como sabes, Odoo es una suite de aplicaciones empresariales de código abierto, y una herramienta muy útil para las empresas que quieran avanzar hacia el papel cero. ¿Qué permite hacer Odoo?
- Gestión de documentos: Odoo tiene un módulo de gestión documental que permite almacenar, organizar y gestionar todos los documentos de la empresa en formato digital.
- Facturación electrónica: permite la emisión de facturas electrónicas, la gestión de pagos y la contabilidad sin necesidad de imprimir documentos. Las facturas pueden enviarse directamente a los clientes por correo electrónico.
- Firma electrónica: con Odoo sign se pueden firmar digitalmente los documentos de la empresa, para evitar, imprimir, firmar y escanear para digitalizar de nuevo.
- Gestión de proyectos: con asignación de tareas, seguimiento de progreso y herramientas de comunicación entre los miembros del equipo.
- CRM y ventas: Oddo puede crear registros detallados de los clientes, seguimientos de ventas y comunicaciones en formato digital.
Y esas son solo algunas de sus funciones. En ALTERTECNIA hace años que somos partners de Odoo por su versatilidad y la gran cantidad de funcionalidades útiles para empresas que emprendan el viaje hacia la digitalización.
¿Te contamos más? Solo tienes que preguntarnos y te ponemos al día de todo lo que Odoo puede aportar a tu empresa.
