ARTÍCULO
Qué es y cómo crear un SOP
La eficiencia, la seguridad y la calidad son 3 de los pilares de cualquier empresa para conseguir la mayor rentabilidad posible.
Algo que no es posible sin una correcta planificación de todos los procedimientos internos, desde el marketing hasta la producción, entre muchos otros.
Muchas veces, estos procedimientos se transmiten de forma verbal, y esto lleva a errores y a que cada persona acabe llevándolos a cabo según sus propios criterios.
La solución más efectiva para evitarlo es contar con un SOP para cada uno de ellos. En este artículo te contamos qué es un SOP y cómo crearlo.
Qué es un SOP
Un Procedimiento Operativo Estándar (SOP) es un documento que detalla la manera de llevar a cabo las tareas habituales en una organización o empresa.
Algunos ejemplos de SOP en fábrica podrían ser el procedimiento de trabajo en una línea de producción como esta o los protocolos de mantenimiento, por ejemplo.
Beneficios de un SOP
¿Qué ventajas tiene un SOP? Estos son algunos de los motivos por los que redactar SOP en cualquier empresa:
- Acortamiento de la curva de aprendizaje: contar con un documento guía que ayude a llevar a cabo procesos nuevos permite aprender de manera más rápida y autónoma, ya que se reduce la dependencia de los compañeros para resolver dudas.
- Optimización de recursos: el tiempo que los trabajadores pasan respondiendo a las preguntas de los compañeros también cuesta dinero a la empresa. Un SOP elimina dudas y hace que los equipos sean más productivos.
- Reducción de errores: tener claros los procedimientos minimiza las posibilidades de cometer errores.
- Aumento de la seguridad: la seguridad laboral es importante siempre, y en entornos industriales, en los que existen más peligros potenciales, como la utilización de maquinaria o el continuo movimiento de materiales, un SOP establece unos procedimientos seguros para cada actividad.
Cómo crear un SOP
Crear un SOP puede ser complicado, sobre todo si hay que describir procesos complejos. Sigue estos pasos para diseñar un SOP eficiente:
1. Definir la finalidad del SOP
¿Qué quiere conseguirse con el procedimiento?
Si, por ejemplo, el fin es llevar a cabo las tareas de mantenimiento rutinarias de la maquinaria, todos los pasos detallados en el SOP harán referencia solo a ese proceso, desde que el operario llega a la máquina hasta que hace el informe, pasando por todos los pasos intermedios.
2. Escoger un formato
Hay varios formatos posibles para un SOP. Estos son algunos de los más utilizados:
- Formato de pasos: adecuados para procesos rutinarios sencillos. Consiste en una lista con instrucciones simples y fáciles de comprender.
- Formato de pasos jerárquicos: indicado para procedimientos más largos. Es similar al formato de pasos, pero cada uno de los pasos principales viene seguido de pasos secundarios asociados a él.
- Formato de diagrama de flujo: muy útil para procesos complejos en los que se contemplan diferentes resultados que no siempre son predecibles y en los que, por lo tanto, se deberán llevar a cabo diferentes acciones dependiendo de la situación.
3. Implicar al equipo
Serán los equipos de trabajo los que sigan el SOP una vez esté en funcionamiento, así que es importante asegurarse de que este incluye todos los pasos necesarios y de que el procedimiento es el más adecuado para ellos.
Escuchar el feedback de las personas implicadas, que conocen el proceso de primera mano, es importante para crear un SOP realista.
4. Establecer el alcance
Puede suceder que un SOP dependa del SOP de otra área de la empresa. En este caso, hay que decidir si incluir los procedimientos de esos otros departamentos en el SOP o si es suficiente con hacer referencia a ellos.
5. Identificar a los usuarios
Lo más importante en un SOP es que sea comprensible para sus destinatarios, así que deberá adaptarse siempre a las características de esa audiencia:
- A sus conocimientos previos: si el SOP está dirigido a nuevos miembros del equipo que aún no están familiarizados con la empresa y sus procedimientos, será mejor dar más información para evitar confusiones; en cambio, si sus destinatarios son trabajadores veteranos, un nivel de detalle demasiado alto no es necesario y puede hacer que pierdan el interés al leerlo.
- A sus competencias lingüísticas: algo a tener en cuenta especialmente en entornos en los que hay parte del equipo que no domina el idioma. En ese caso es buena idea apoyar las explicaciones de imágenes que hagan el mensaje más comprensible.
- A la cantidad de personas que seguirán el SOP: en procesos complejos, es posible que varios equipos o empresas participen en él. En ese caso es importante especificar qué cargo lleva a cabo cada tarea. Así es más fácil tener una visión clara del proceso y que cada uno vea qué papel juega en el proceso y la importancia de su contribución a él.
6. Redacción del SOP
Llegamos a la parte final del proceso: la redacción.
¿Qué no debe faltar en un SOP efectivo?
- La finalidad y el alcance del SOP.
- La información necesaria para llevar a cabo cada paso del SOP.
- Explicación de la terminología utilizada, especialmente conceptos y acrónimos que parte de los usuarios puedan no conocer.
- Instrucciones de seguridad.
- Listado de equipos y materiales que deberán utilizarse en cada caso y dónde se encuentran.
- Un apartado de posibles problemas que puedan surgir durante el procedimiento y cómo solucionarlos.
Como ves, un SOP es un documento muy útil para conseguir la máxima eficiencia, reducir errores y garantizar la seguridad de los equipos, algo imprescindible para ganar competitividad y destacar entre otras fábricas del sector.
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