5 claves para una gestión de compras eficiente

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5 claves para una gestión de compras eficiente

¿Por dónde se escapa el dinero en una empresa? Puede haber múltiples “agujeros”, pero uno de los más habituales es la deficiente gestión de las compras. El descontrol en este apartado puede tener consecuencias devastadoras, que van desde el aumento de los gastos hasta la baja calidad de los productos adquiridos.

Para remediarlo (o evitar que suceda) hay que tomar el control estableciendo procesos que optimicen cada paso de la gestión de compras. Y la forma de hacerlo es con una solución completa, como la que ofrece Odoo, el software por el que llevamos años apostando y que ha demostrado ser uno de los más eficientes del mercado.

 

La gestión de compras, fundamental para la buena marcha de un negocio

La gestión de compras es el proceso mediante el cual una empresa planifica, coordina y ejecuta todas las actividades relacionadas con la adquisición de bienes y servicios necesarios para su funcionamiento.

Este proceso abarca desde la identificación de necesidades de compra, la selección de proveedores, la negociación de condiciones y precios, hasta la recepción y el pago de los productos o servicios adquiridos. 

El objetivo principal de la gestión de compras es garantizar que la empresa obtenga los materiales adecuados, en la cantidad y calidad requeridas, al precio más competitivo posible, mientras se optimizan los plazos de entrega y se cumplen los estándares de calidad y normativas aplicables. 

Gestionar adecuadamente todo el proceso de compra es vital para cualquier empresa, independientemente de su tamaño o sector, ya que impacta directamente en la rentabilidad y la eficiencia de la organización. 

Estas son las ventajas de una gestión de compras eficiente: 

• Control de costos: la optimización de los procesos de compra permite a las empresas minimizar los gastos y mejorar su rentabilidad.
• Optimización del inventario: al gestionar eficientemente las adquisiciones, las empresas evitan tanto la acumulación excesiva de existencias como a la escasez de productos que puede afectar su capacidad de cumplir con la demanda del mercado.
• Garantía de calidad y cumplimiento: una selección cuidadosa de proveedores asegura que la empresa obtenga productos de alta calidad que cumplan con sus estándares y requisitos específicos. 
• Mejora de relaciones con proveedores: la comunicación clara y una colaboración estrecha con los proveedores, redunda en relaciones más sólidas y beneficiosas a largo plazo.

 

Odoo, el mejor aliado para una gestión de compras optimizada

El sistema de gestión empresarial Odoo es una herramienta que ya utilizan muchas empresas para planificar y analizar sus compras, ya que ofrece funcionalidades diseñadas específicamente para facilitar y optimizar ese proceso.

Estas funcionalidades están integradas en el Módulo de Compras de Odoo y proporcionan una sistema para controlar cada etapa del ciclo de compra:

 

1. Órdenes de compra

Con Odoo se pueden crear y gestionar órdenes de compra de manera fácil y eficiente. Los usuarios pueden generar órdenes de compra automáticamente a partir de solicitudes de compra, cotizaciones de proveedores u otros documentos relacionados. 

Además, las órdenes de compra pueden ser personalizadas con información detallada sobre los productos, cantidades, precios y condiciones de entrega.

 

2. Seguimiento de proveedores

El sistema de gestión de compras de Odoo incluye herramientas para mantener un registro completo de los proveedores, incluyendo información de contacto, historial de transacciones, términos de pago y condiciones contractuales. 

Esto facilita la gestión de relaciones con proveedores y tomar decisiones informadas al seleccionar proveedores para futuras compras.

 

3. Control de inventario

Odoo integra la gestión de compras con el control de inventario. De ese modo, se puede gestionar el flujo de productos desde la recepción de la mercancía hasta su almacenamiento y distribución.

El gestor de la empresa puede registrar la recepción de productos, realizar ajustes de inventario, gestionar ubicaciones de almacenamiento y hacer un seguimiento de las existencias en tiempo real.

 

4. Gestión de costos

El sistema de costos de Odoo permite a los usuarios realizar un seguimiento detallado de los gastos asociados con cada orden de compra, incluyendo el precio de compra, impuestos, cargos de envío y otros gastos relacionados. 

Esto proporciona una visión clara del costo total de adquisición de cada producto y ayuda a gestionar el presupuesto de manera más efectiva.

>> Por cierto: esta es solo una mínima parte de la información que se genera en la actividad del día a día. Aquí te contamos más sobre cómo sacar partido a los datos de tu empresa. 

 

5. Aprobaciones y autorizaciones

El software también tiene la posibilidad de programar las autorizaciones para establecer flujos de trabajo personalizados para la aprobación de órdenes de compra. 

Los usuarios pueden definir reglas y jerarquías de autorización basadas en criterios específicos, como el monto total de la orden de compra o el tipo de producto. Esto ayuda a garantizar que todas las compras sean revisadas y aprobadas por la persona correcta antes de ser confirmadas.

 

Así es el proceso de compra utilizando Odoo

Todo comienza cuando un responsable de la empresa identifica la necesidad de adquirir ciertos productos o servicios y crea una orden de compra, o bien desde cero, o bien convirtiendo una solicitud de compra en una orden de compra. 

Seguidamente hay que seleccionar al proveedor al que se quiere enviar esa orden. Odoo permite buscar proveedores ya existentes en la base de datos o agregar nuevos proveedores según sea necesario. Además, es posible comparar precios, condiciones y plazos de entrega de diferentes proveedores antes de tomar una decisión.

Una vez decidido el proveedor, se le envía la orden, bien por correo electrónico, directamente desde el sistema, o bien descargando un PDF para su envío por otros medios.

El paso siguiente es registrar la recepción de los productos o servicios solicitados. Odoo actualiza automáticamente el inventario y proporciona visibilidad sobre qué productos han sido recibidos y cuáles están pendientes de entrega.

El sistema registra las facturas, asociadas a su orden de compra correspondiente, lo que facilita la conciliación de pagos y la gestión de cuentas por pagar.

Finalmente, una vez que la factura ha sido verificada y aprobada, ya se puede proceder con el pago al proveedor. Odoo ofrece opciones para registrar pagos directamente en el sistema y mantener un registro completo de todas las transacciones financieras relacionadas con las compras.

En ALTERTECNIA somos partners de Odoo y especialistas en su implementación. Si te interesa empezar a comprobar sus ventajas, llámanos y te contamos cómo empezar a integrar Odoo en las distintas áreas de tu empresa.