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7 procesos que puedes automatizar ¡ya! en tu empresa
Estamos inmersos de pleno en un entorno cada vez más digitalizado en el que los cambios se suceden muy rápido y es necesario pisar el acelerador para continuar siendo competitivos. Una forma asequible de ganar tiempo y ahorrar recursos es automatizar tareas en la empresa.
¿Y qué es automatizar? Explicado de forma sencilla, es hacer que un software ejecute tareas repetitivas que, de otro modo, necesitarían varias acciones manuales.
Cuando una empresa elimina acciones manuales y las sustituye por automatizaciones, los flujos de trabajo se agilizan, se reducen errores, aumenta la eficiencia de cara al cliente y se gana tiempo de trabajo para dedicarlo a labores que de verdad requieren intervención humana.
¿Quieres empezar ya a automatizar procesos? Comienza por estos 7 básicos.
Estos son los 7 procesos que puedes automatizar ya en tu empresa
Hoy en día, automatizar procesos empresariales es sencillo gracias a sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) como Odoo, que permiten que todas las empresas, tanto pymes como grandes compañías, tengan la posibilidad de mejorar su eficiencia y liberar el tiempo dedicado a tareas rutinarias para emplearlo en otras de mayor valor.
¿Por dónde empezaríamos? Te proponemos automatizar estos 7 procesos:
1. Recursos humanos
La automatización en el área de recursos humanos transforma por completo la manera en que se recluta, integra y evalúa a los empleados en una empresa.
- Proceso de contratación: existen sistemas que publican automáticamente ofertas de empleo en múltiples plataformas, filtran currículums vitae según criterios predefinidos y programan entrevistas con los candidatos adecuados.
- Incorporación de empleados: se puede facilitar mucho la integración programando sesiones de orientación y solicitando de forma automatizada la firma de formularios y aceptación de políticas internas.
- Evaluaciones del rendimiento: se pueden programar revisiones periódicas y la generación de informes de rendimiento. Así, se simplifica mucho la identificación de fortalezas y áreas de mejora de los empleados.
2. Finanzas y contabilidad
¿Quién no querría ahorrar tiempo en las tareas administrativas? Es posible hacerlo, automatizando el procesamiento de facturas, los informes de gastos y el análisis financiero, entre otros aspectos.
- Procesamiento de facturas: las soluciones de automatización eliminan la entrada manual de datos ya que extraen información clave de las facturas y la integran directamente en el sistema de contabilidad de la empresa.
- Informes de gastos: permiten capturar imágenes de recibos, categorizar gastos y enviar informes que se incorporan directamente a la contabilidad.
- Análisis financieros: generan informes informes detallados y análisis de tendencias de forma rápida y precisa.
3. Atención al cliente
El cliente que necesita ponerse en contacto quiere hacerlo de forma fácil y obtener respuesta rápida. Para una empresa, dejar sin respuesta un email o no contestar a una llamada puede significar perder un cliente.
La automatización en este aportado mejora la experiencia del cliente así como la gestión de consultas y comentarios.
- Consultas de los clientes: los chatbots y sistemas de respuesta automática utilizan inteligencia artificial para comprender las preguntas de los clientes y proporcionar respuestas relevantes y útiles.
- Resolución de problemas: algunos problemas comunes pueden resolverse con un sistema automatizado para preguntas frecuentes que libere la carga de trabajo del equipo de atención al cliente
- Gestión automatizada de comentarios: existen herramientas para identificar menciones de la marca en redes sociales, analizar los comentarios y enviar respuestas personalizadas.
4. Producción
Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales son fundamentales para optimizar el uso de recursos, coordinar el flujo de trabajo y ajustar la producción en función de la demanda y los recursos disponibles. También se puede automatizar:
- Gestión del inventario: con tecnologías como la identificación por radiofrecuencia (RFID) y sistemas de escaneo automático para rastrear la entrada y salida de productos en tiempo real.
- Control de calidad: estos sistemas utilizan sensores, cámaras y algoritmos de análisis de datos para detectar defectos, errores de fabricación y variaciones en las especificaciones del producto.
¿Se te queda corto este apartado? Lee más aquí sobre cómo automatizar la planificación de la producción.
5. Marketing
Gestionar el correo electrónico, las redes sociales o los nuevos contactos puede llevar muy poco tiempo con automatizaciones como estas:
- Email marketing: permiten a las empresas crear y enviar campañas de correo electrónico personalizadas, ya que segmentan la lista de correo electrónico en función de criterios como la ubicación, el comportamiento del usuario y las preferencias del cliente.
- Gestión de redes sociales: para automatizar la publicación de contenido en múltiples plataformas, programar publicaciones en el momento óptimo y realizar un seguimiento de los comentarios de los seguidores.
- Generación de contactos: se puede capturar información de clientes potenciales a través de formularios, y automatizar el seguimiento según su nivel de interés.
6. Gestión de tareas y proyectos
Uno de los retos de cualquier empresa es la coordinación equipos, el seguimiento de las tareas y la gestión de los plazos. Si se hace manualmente, es una fuente de errores. El rendimiento cambia significativamente si se automatizan aspectos como:
- Asignación automatizada de tareas: teniendo en cuenta las habilidades de cada empleado, su carga de trabajo y su disponibilidad.
- Seguimiento del progreso en tiempo real: el control de los flujos de trabajo permite monitorizar los avances sin necesidad de reuniones constantes.
- Recordatorios y notificaciones: ayuda a mantener a los miembros del equipo informados y garantiza que se cumplan los plazos importantes.
7. Análisis de datos
Las herramientas de automatización pueden recopilar datos de diversas fuentes, como bases de datos, sistemas en la nube, redes sociales y dispositivos IoT. Además, permiten
- Generar informes: de forma automática y programada. Permiten visualizar los datos de forma clara para facilitar la toma de decisiones.
- Hacer análisis predictivo y prescriptivo: algunas herramientas pueden utilizar algoritmos y modelos estadísticos para predecir tendencias futuras y recomendar acciones específicas para mejorar los resultados empresariales.
- Alertas y notificaciones automáticas: se envían cuando se detectan anomalías o tendencias importantes.
No es necesario implementar todas estas automatizaciones a la vez, puede hacerse progresivamente y en función de los resultados y las necesidades. Lo importante es ir poco a poco restando tareas manuales para avanzar en la transformación digital de la empresa.
Establecer una “hoja de ruta” con objetivos de automatización, puede ser un buen comienzo. ¿Te ayudamos a crearla? Ponte en contacto con nosotros y te asesoramos sin compromiso.
