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SOP en industria: pros y contras
Ya sean manuales técnicos o protocolos de gestión, contar con un SOP o manual de procedimientos estándar es básico para las empresas que quieren aumentar su eficiencia y competitividad en el mercado.
Ya sea para garantizar la seguridad, formar a nuevos empleados, facilitar los controles o inspecciones o plantear acciones correctivas, documentar procesos es siempre interesante, aunque como todo tiene pros y contras. Veámoslos.
Aquí puedes leer más sobre qué es un SOP y cómo plantearlo.
Pros de trabajar con SOPs
La lógica nos dice que los beneficios de contar con un SOP son muchos. Aquí van algunos de ellos:
Estandarización y productividad
Es el principal objetivo de crear un manual de procedimientos estándar. Minimizar las variaciones en todos los procesos permite que todos los trabajadores realicen su labor de forma eficiente y sin errores.
Formación y comunicación
La plantilla conoce en todo momento qué expectativas existen sobre su trabajo y cómo debe realizarlo para responder a ellas. Esto elimina las fricciones en el día a día en la fábrica y acorta el tiempo de incorporación efectiva de nuevos empleados, que tiene un marco de referencia claro ante las dudas más habituales.
Gestión de cambios y mejoras
Si se modifica el proceso de producción, reflejarlo en el SOP es la forma más eficaz de implantar esos cambios. Es importante también comunicar las actualizaciones a la plantilla para que no pasen desapercibidas.
Cumplimiento de la normativa y controles de calidad
Según el sector, es necesario implantar determinadas medidas de seguridad y calidad, que están reguladas por la normativa de referencia. Incluir esos requisitos en el SOP permite aplicar las medidas necesarias, así como acreditar su cumplimiento.
Seguridad
Además de ayudar a prevenir accidentes laborales, un SOP permite estandarizar procesos como el uso de EPIs o las directrices en caso de emergencia.
Auditorías
Ante una inspección o auditoría (externa o interna), un SOP correctamente documentado, con listas de comprobación, agiliza el proceso de forma evidente.
Gestión del conocimiento
A medida que se jubilan los trabajadores más experimentados, se corre el riesgo de perder todo ese know how. Documentar ese conocimiento y transformarlo en un manual estandarizado es una forma de preservarlo y aprovecharlo para el funcionamiento presente y futuro de la empresa.
Contras o inconvenientes de trabajar con SOPs
Es complicado encontrar argumentos en contra de tener un SOP estructurado, porque todo son ventajas.
Sin embargo, en procesos que requieren de cierta creatividad o donde entran en juego variables distintas, es posible que un SOP provoque reticencias.
La percepción del SOP por parte de la plantilla es básica: si sienten que el protocolo es rígido y poco realista, lo ignorarán.
Incumplir el SOP es una fuente de problemas, desde fallos en el control de calidad hasta incidentes de seguridad más o menos graves.
Por ejemplo, cuando no se cumplen los protocolos de trabajo se pueden producir errores, que derivan retrasos, sobrecostes o quejas de los consumidores.
Si no se siguen los SOPs de mantenimiento pueden generar averías y paradas no planificadas de los equipos, con su correspondiente gasto que podría haberse evitado.
Por tanto, es necesario que el SOP se actualice constantemente y se tenga en cuenta el feedback de los trabajadores en contacto con el proceso, que son quienes conocen la casuística y las “excepciones” a contemplar.
Además, es importante realizar controles, desde auditorías de procesos hasta mediciones diarias, para asegurar un buen cumplimento de las instrucciones del SOP.
¿Y si no tenemos SOPs? Estos son los riesgos
Además de los ya mencionados problemas de control de calidad, hay varias consecuencias directas de no contar son SOPs actualizados en la empresa. Estas son las más importantes:
Riesgos para la seguridad
Este es un punto fundamental, ya que una de las prioridades debe ser evitar accidentes laborales de cualquier tipo: desde accidentes fatales hasta lesiones en el lugar de trabajo.
Si un trabajador desconoce o no sigue los procedimientos normalizados puede hacerse daño, quedar expuesto a sustancias peligrosas o, en última instancia, provocar daños en la maquinaria o estructura de la fábrica (incendios, explosiones…).
Bajada de la productividad
Al no disponer de un sistema de trabajo estandarizado, cada trabajador “reinventa” el proceso sin supervisión. Esto supone convertir el puesto de trabajo en algo personalista, y genera problemas si hay que sustituir a ese trabajador, incluso de forma temporal. La nueva incorporación tendrá que hacerse con el proceso por transmisión oral o por su cuenta, y tardará un tiempo en controlar sus tareas de forma eficiente.
Además, un proceso no definido genera errores que habrá que subsanar, con el correspondiente gasto de tiempo y dinero.
E incluso puede suponer más tiempo de inactividad por problemas en las máquinas, que se solucionarían, por ejemplo, con un SOP de mantenimiento productivo.
Aumento de los residuos
Aquí hablamos tanto de los residuos desechables como de actividades que no aportan valor al proceso y se realizan por rutina o por falta de revisión.
Consultoría de procesos para aumentar la eficiencia
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